Kerjaya Setiausaha

Salah satu jawatan yang popular dan sering diiklankan oleh syarikat-syarikat swasta ialah jawatan setiausaha. Hal ini menunjukkan jawatan setiausaha mempunyai potensi dan menyediakan peluang pekerjaan yang banyak di pasaran kepada lulusan di bidang ini.

Tugas seorang setiausaha amat penting di dalam operasi sesebuah pejabat, syarikat

atau organisasi. Seorang pengurus di atau ketua memerlukan setiausaha yang cekap

dalam urusan ini. Tanpa setiausaha tugas seorang pengurus menjadi rumit terutama dalam

melayani panggilan daripada pelanggan, mengatur temu janji, urusan surat-menyurat,

mengatur mesyuarat dan segala urusan rasmi melibatkan pejabat. Dengan kata lain

seorang setiausaha perlu me­lakukan dan menyelesaikan banyak perkara supaya dapat

memudahkan urusan rasmi ketuanya.

Maka tidak hairanlah, bidang kerjaya ini semakin diperlukan sama ada di sektor

awam apatah lagi di sektor swasta yang menawarkan pekerjaan yang begitu luas.

Kebanyakan daripada kita tahu dan pernah mendengar tentang setiausaha tetapi

mungkin tidak mengetahui bidang tugasnya. Pada kebiasaannya, seorang setiausaha akan

mengendalikan semua fungsi-fungsi kesetiausahaan termasuk kerja-kerja menaip,

memfail dokumen, menyemak surat-menyurat, mengendali panggilan telefon, mengatur

mesyuarat serta menyambut tetamu ketuanya.

     Oleh kerana sentiasa berurusan dengan pihak luar khususnya para pelanggan syarikat

atau organisasi, seorang setiausaha perlu memiliki perwatakan menarik serta hendaklah

memiliki kemahiran berkomunikasi dan menulis yang baik dalam bahasa Melayu dan

Inggeris.

      Beliau juga berupaya mengendalikan kerja di bawah pengawasan yang minimum, di

samping mempunyai kemahiran menaip dan trengkas. Di dalam era teknologi

maklumat dewasa mi, memiliki kemahiran dan pengetahuan dalam mengendalikan

komputer peribadi adalah satu kelebihan.

     Pekerjaan ini menawarkan gaji yang menarik di samping dan beberapa imbuhan lain

yang diberikan kepada individu itu asaran khususnya oleh majikan di sektor swasta.

Mereka yang mem­punyai pengalaman akan ditawarkan gaji yang lebih lumayan.

 Sementara itu, pengalaman akademik dan praktikal akan diperoleh semasa seseorang itu

melanjutkan pengajian di institusi pengajian yang menawarkan program ini. Semasa

pengajian, pelajar bidang kesetiausahaan akan didedahkan dengan kursus-kursus seperti

kesetiausahaan bahasa Inggeris, bahasa Melayu perdagangan dan teijemahan, me­naip,

pengenalan perniagaan, pengenalan trengkas, peraturan pejabat dan amali pejabat.

CIRI-CIRI PERIBADI YANG DIPERLUKAN

(i)                 Meminati profesion ini

(ii)               Memiliki personaliti yang menarik

(iii)             Mahir berkomunikasi

(iv)             Mampu mengendalikan komputer

(v)               Mempunyai kemahiran menaip dan trengkas

SYARAT UNTUK MENCEBURI BIDANG INI

Untuk menceburi bidang kesetiausahaan ini, seseorang harus memiliki sijil atau diploma

dalam bidang kesetiausahaan atau yang setaraf dengannya yang ditawarkan di institusi pengajian tinggi tempatan atau kolej-kolej swasta.

TEMPAT MELANJUTKAN PENGAJIAN

Institusi pengajian tinggi tempatan yang menawarkan program ini ialah Universiti Teknologi Mara (UiTM) dan beberapa politeknik tempatan iaitu Diploma Sains Kesetia­usahaan dan Diploma Kesetiausahaan Eksekutif, sementara beberapa kolej swasta di negara ini pula menawarkan di peringkat sijil dan diploma.

SYARAT DIPERLUKAN UNTUK MELANJUTKAN PENGAJIAN

Bagi Diploma Sains Kesetiausahaan pelajar harus lulus di peringkat Sijil Pelajaran Malaysia (SPM)/SPMV serta mendapat kepujian dalam mata pelajaran bahasa Melayu,

Inggeris serta beberapa mata pelajaran lain. Tempoh pengajian ialah dua tahun.
  Manakala Diploma Kesetiausahaan Eksekutif memerlukan calon lulus SPM/SPMV

dengan mendapat kepujian bahasa Melayu, bahasa Inggeris dan tiga kepujian lain serta
lulus matematik.